Repositoros institucionales (RI)

Directrices para la creación de repositorios institucionales en universidades y organizaciones de educación superior

Carolina De Volder, bibliotecaria del centro miembro Instituto de Investigaciones Gino Germani de la Univ. de Buenos Aires, ha difundido las Directrices para la creación de repositorios institucionales en universidades y organizaciones de educación superior.     Carolina nos comenta en su blog que las Directrices fueron publicadas por ALFA, programa de cooperación entre instituciones de educación superior de la Unión Europea y América Latina. 

 

De la lectura de las Directrices, compartimos con nuestros colegas de la red CLACSO los siguientes conceptos:

 

Qué es un repositorio institucional:  

El repositorio institucional (RI) se entiende como un sistema de información que reúne, preserva, divulga y da acceso a la producción intelectual y académica de la institución.

En el sentido más simple del término, un RI es un archivo electrónico de la producción científica de una institución, almacenada en un formato digital, en el que se permite la búsqueda y la recuperación para su posterior uso nacional e internacional.

Un RI contiene mecanismos para importar, identificar, almacenar, preservar, recuperar y exportar un conjunto de objetos digitales, normalmente desde un portal web.  Esos objetos son descritos mediante etiquetas o metadatos que facilitan su recuperación.

 

Objetivos del RI:

*Maximizar la visibilidad, el uso y el impacto de la producción científica y académica en la comunidad internacional

*Retroalimentar la investigación

*Producir y/o dar soporte a las publicaciones electrónicas de la institución.

*Facilitar el acceso a la información científica y académica.

 

Posibles contenidos de un RI:

Producción académica y científica:

* Tesis doctorales

* Comunicaciones a congresos, carteles, posters.

* Pre-prints y post-prints.

* Materiales audiovisuales.

* Revistas de la institución.

* Patentes.

* Datasets

* Software

Productos institucionales y/o administrativos

*Revistas de información institucional editadas por la institución en cualquier

soporte.

* Reglamentos y normas.

* Documentos de archivo.

* Carteles, posters, documentos de trabajo, informes técnicos.

* Videograbaciones, eventos celebrados, etc.

Objetos de aprendizaje:

*Guías de estudio y ejercicios.

* Material audiovisual.

* Apuntes de clase.

* Simuladores.

* Bibliografía en texto completo.

* Presentaciones usadas en clase.

* Pruebas en línea.

* Guías de laboratorio.

* Blogs.

 

 

Posibles autores

Cada institución definirá cuáles son sus autores potenciales en función

de los contenidos digitales que decida incluir en el repositorio.  Ej.:

* Personal docente o investigador adscrito a la universidad que produce material

docente o resultante de investigaciones.

• Alumnos de nivel doctoral que leen sus tesis.

• Alumnos que presentan sus proyectos y trabajos de investigación de fin de carrera.

• Personal de la propia institución que aporta la documentación generada

internamente, como memorias o estudios específicos.

• Autores externos que publiquen en las revistas editadas por la institución.

• Editorial universitaria.

• Docentes que apoyan sus asignaturas con la implementación de objetos de

aprendizaje.

 

 

Proceso de gestión de RI

En la producción del repositorio se tienen que implicar las siguientes unidades

dentro de la institución:

* Unidad o servicio de bibliotecas. 

Las bibliotecas universitarias son el órgano que, por su experiencia en la gestión de la información en todas sus formas y el contacto con el conocimiento, deberá liderar la implementación de los RI con el fin de lograr la competitividad educativa.  Si bien la biblioteca no debe ser el único departamento de la institución que se involucra en el desarrollo del repositorio, deberá jugar un papel de liderazgo, en colaboración con los departamentos

académicos y los servicios de información tecnológica.

*  Unidades administrativas correspondientes.

*  Unidad o servicio de informática / computación.

 

En el proceso de diseño y gestión de los RI es necesario:

* Escoger el software, incluyendo soluciones de Open Source compatibles con protocolos

internacionales (este informe menciona el software DSpace).

* Adquirir los contenidos y fijar los mecanismos de control de calidad.

* Administrar los derechos de la propiedad intelectual.

* Adoptar un estándar de metadatos e incorporar otras metodologías que den visibilidad

a los contenidos.

* Adquirir un compromiso de gestión de un archivo sostenible.

 

 

Algunos aspectos a tener en cuenta en una política de gestión de RI podrían ser:

* ¿Cuáles son los posibles autores?

* ¿Qué incentivos se van a dar a los autores?

* ¿Qué control de calidad se va a aplicar?

* ¿Cuál es el compromiso de la institución respecto a la preservación del material?

* ¿Cómo se garantiza la protección de derechos de propiedad intelectual?

* ¿Qué tipos de documentos van a conformar el repositorio?

* Además de los autores, ¿qué otros agentes y unidades hay implicadas en la carga de

los documentos?

* ¿Cómo será el flujo de trabajo?

* ¿Qué software se va a utilizar?

 

 

A modo de orientación se ofrece el siguiente flujo básico, para un RI de autoarchivo:

* Quien ingresará contenidos digitales,  ingresa al sistema vía web y se identifica

* Acepta los términos legales del servicio

* Completa el formulario de carga con algunos datos personales.

* Elige la colección o tipología documental a la que pertenece el contenido digital que

se va a cargar.

* Asigna metadatos básicos como autores, título, materia, resúmen, colección,

etc.

* Informa cuántos ficheros va a cargar, cuál es el principal y cuáles los anexos.

* Especifica los formatos de los ficheros.

* Por último, carga el fichero y los anexos que se hayan indicado.

* La institución evalúa aspectos de contenido y aspectos formales del autoarchivo.

En aquellos documentos que ya han sido publicados en revistas con sistemas

de revisión por pares, o que han pasado por un tribunal de evaluación

–como es el caso de las tesis o proyectos fin de carrera–, el control

de calidad ha sido realizado previamente a la llegada al repositorio y por

lo tanto se considerará que el valor de su contenido ya está avalado.

* Aprobación del registro y/o pedido de ampliación de datos, cambios, etc.

 

 

Algunas medidas que están demostrando ser eficaces en RI son:

* Un portal de repositorio bien diseñado, con la política bien definida y con material

didáctico eficaz.

* Actuaciones por parte de las autoridades universitarias para incentivar el

autoarchivo en el repositorio: fórmula de mandato y fórmula de recompensa.

* Publicación de las estadísticas de consulta y citas del material almacenado en el RI.

 

 

Resultados esperados

* Proporcionando a la comunidad universitaria un espacio donde almacenar la

información producida, se contribuye a una mejora del aprendizaje personal y

colectivo.

* Preservando la producción científica, académica y corporativa de la institución, se

garantiza la memoria histórica de la misma.

* Integrando el acceso al contenido del repositorio desde la plataforma de aprendizaje

virtual, se facilita la docencia.

* Maximizando la visibilidad de la producción científica, académica e institucional, se

potencia el impacto de la universidad.

* Mostrando la producción propia, se evalúa el rendimiento de la institución y se facilita

la política científica.

* Difundiendo la ciencia producida, se transfiere conocimiento al sector productivo.

* Dotando a los profesores de esta herramienta de autoarchivo, se facilita la

comunicación con sus colegas y alumnos.

* Integrándonos en redes más amplias, mediante el empleo de tecnologías

interoperables, se retroalimenta la investigación.

 

Bibliografía

El texto tiene una extensa bibliografía para quienes desean seguir investigando el tema.

 

Acceso al texto completo del documento

http://www.sisbi.uba.ar/institucional/proyectos/internacionales/Directrices_RI_Espa_ol.pdf

 

Acceso al blog de Carolina De Volder que difundió esta noticia:

http://a-abierto.blogspot.com/2008/07/proyecto-alfa-y-las-directrices-para-la.html

 

Otras noticias publicadas en esta biblioteca virtual cooperativa de la red CLACSO

http://www.biblioteca.clacso.edu.ar/news

 

 

 

Cordiales saludos,

El equipo de la oficina coordinadora de la Red de Bibliotecas Virtuales de Ciencias Sociales

de América Latina y el Caribe de la red CLACSO

Consejo Latinoamericano de Ciencias Sociales (CLACSO)

Av. Callao 875, 3ro. E, (C1023 AAB) Buenos Aires, Argentina

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Agosto 2008